powered by Biostat. More than statistics

Tag: badania satysfakcji klientów

Badania opinii klientów urzędów oraz cykliczny monitoring satysfakcji

Jakość obsługi to aspekt istotny z punktu widzenia satysfakcji klienta nie tylko w sferze klasycznego rynku produktów i usług, ale także - w sferze usług administracji publicznej. Urzędy, których zasadniczym celem jest sprawne służenie lokalnym społecznościom oraz świadczenie na ich rzecz wysokiej jakości usług, również przykładają bowiem wagę do czynników autopromocyjnych i sprzyjających poprawie wizerunku gmin - tym czasem, w myśl marketingu terytorialnego, jakość obsługi interesanta bezpośrednio przekłada się na postrzeganie jednostki samorządu terytorialnego przez mieszkańców zarządzanej przez nią gminy.

 

Badanie satysfakcji klientów z jakości obsługi

Pomiar jakości obsługi klienta pozwala ocenić proces interakcji urzędnika i klienta, z uwzględnieniem szeregu składowych czynników, warunkujących co do zasady wysoki poziom obsługi - wśród czynników tych wyróżnić można w szczególności takie sfery obsługi klienta, jak:

  • warunki zapewnione klientowi na czas obsługi/załatwiania sprawy;
  • dostępność urzędników;
  • fachowość urzędników oraz ich obiektywizm i zaangażowanie w załatwianą sprawę;
  • uprzejmość i nastawienie wobec klienta;
  • transparentność przekazywanych informacji;
  • szybkość i staranność urzędnika w toku rozpatrywania sprawy.

Wieloaspektowość oceny jakości obsługi sprzyja wyznaczaniu mocnych i słabych funkcjonowania urzędów w zakresie współpracy z klientem - wytypowane wnioski stanowią podstawę do wypracowania kroków usprawniających pracę placówek administracyjnych w zakresie procesu obsługi.

Jednocześnie, z racji na udział w pomiarze klientów-mieszkańców gminy, badania satysfakcji z obsługi w urzędzie mogą zostać poszerzone o dodatkowe, interesujące jednostkę samorządu terytorialnego obszary. Tą drogą, dla przykładu, władze gminy rozpoznać mogą, jak mieszkańcy postrzegają nie tylko badany urząd, ale i ogół gminy/miasta - wiedza ta pozwala inicjować działania zgodne z zgłaszanymi oczekiwaniami i uwagami mieszkańców.

 

Badania opinii pracowników

Ponieważ w procesie obsługi biorą udział co najmniej dwie strony, badania satysfakcji klienta z obsługi w urzędzie poszerzyć można ponadto o badanie opinii samych urzędników - pomiar taki umożliwia weryfikację wskazań ze strony klientów, przede wszystkim jednak sprzyja określeniu poziomu zadowolenia pracownika placówki z wykonywanej pracy. Badania ukierunkowane na satysfakcje pracowników przekładają się na ogół na poprawę warunków pracy (m.in. niwelację czynników utrudniających wysoką jakość obsługi klienta) oraz na zwiększenie ich motywacji i zaangażowania, co z kolei  ma swój udział w podnoszeniu jakości oferowanych przez urząd usług.

 

Korzyści z realizacji badań placówek administracyjnych 

Przeprowadzenie badań w ww. zakresie sprzyja pozyskaniu wiedzy przede wszystkim w takich obszarach jak satysfakcja klienta z jakości obsługi, opinia mieszkańców na temat gminy, opinia urzędników w zakresie satysfakcji z pracy i klimatu organizacyjnego w urzędzie, gminnego klimatu i uwarunkowań dla rozwoju przedsiębiorczości czy aktywność gminy w Internecie (w kontekście działań promocyjnych).

W oparciu o pozyskane informacje diagnozować oraz usprawniać można proces obsługi interesanta w placówce, ale również:

  • sprawniej kreować wizerunek gminy jako miejsca przyjaznego przedsiębiorczości  - takie postrzeganie przez inwestorów niesie ze sobą szansę wzrostu wpływu do budżetu, redukcję stopy bezrobocia czy poprawę jakości życia mieszkańców dzięki nowym inwestycjom;
  • sprawniej promować gminę, jako miejsce atrakcyjne turystycznie;
  • opracowywać istotne dokumenty lokalne/regionalne - m.in. strategie powiatowe i rozwoju gmin/miast, plany rozwoju lokalnego, programy inwestycyjne, dokumenty kampanii wizerunkowych/szkoleń pracowniczych czy sprawozdań z realizacji celów strategicznych gminy. 

 

Metodologia realizacji badania opinii klientów urzędów 

Wiedzieni wieloletnim doświadczeniem, każde badania prowadzimy w sposób dostosowany do specyfiki klienta i badanej instytucji, a przy tym - w sposób w pełni kompleksowy: realizacja badań zaczyna się od zaprojektowania pomiaru, obejmuje fazę gromadzenia danych i ich profesjonalną analizę, a wieńczona jest sporządzeniem zbiorczego raportu końcowego, opatrzonego wnioskami i szeregiem praktycznych rekomendacji.

Prócz sprawdzonego zaplecza metodologicznego, nieocenione wsparcie w procesie badawczym stanowi autorskie oprogramowanie, które wykorzystujemy w toku pomiaru - usprawnia ono zarówno ankietyzację terenową z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (CAPI), jak i proces ankietyzacji telefonicznej (CATI) czy internetowej (CAWI).

Oprogramowanie do ankietyzacji firmy BioStat dedykowane jest m.in. cyklicznemu badaniu opinii i satysfakcji klientów instytucji administracji publicznej oraz ich pracowników. Wyróżnia je ponadto intuicyjność i prostota obsługi, a także bogata modułowość, w tym - moduł automatycznego generowania statystyk z badań oraz raportów końcowych.

 

Zrealizowane projekty

Jako przykłady realizacji badań opinii klientów instytucji publicznych wskazać możemy:

  • projekt  pn. „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych”, zrealizowany na klientach 40 śląskich jednostek samorządu terytorialnego;
  • projekt realizowany w ramach PO WER. Działania 2.18. „Wysokiej jakości usługi administracyjne” - zadanie ukierunkowane było na przygotowanie oprogramowania do ankietyzacji, pozwalającego na badanie opinii i satysfakcji z obsługi w Urzędzie Miasta Torunia.

 

 

Ankietowanie online CAWI w badaniach satysfakcji klienta

Badania satysfakcji klientów oraz ich lojalności można wykonywać między innymi drogą internetową. Ankietyzacja online pozwala na dotarcie do dużej grup odbiorców w krótkim czasie. Internet to kolejna dobrze rozwijająca się droga dostępu do źródła informacji. Ponadto droga internetowa pozwala jednocześnie na dotarcie do wyselekcjonowanej próby adresatów, jak i zezwala ona na dotarcie do grupy osób, z którą bezpośredni kontakt jest uniemożliwiony.

Dzięki przeprowadzeniu badania można zrozumieć zachowania klientów, a także uzyskać informacje dotyczące usług lub produktów. Ankiety online powinny być krótkie i treściwe. Ważne, aby dostarczały rzetelnych informacji, które pozwolą na uzyskanie jak największej ilości potrzebnych danych. Warto zwrócić uwagę na pytania, które ankiety zawierają. A mianowicie na takie szczegóły jak to czy pytania zawarte w ankiecie są otwarte czy zamknięte.

CAWI – technika, która pozwala na wiele

Jedną z technik ankietowania online w badaniach satysfakcji klienta są ankiety CAWI, Computer Assisted Web Interviews. Badanie to odbywa się za pomocą wykorzystania kwestionariusza, ankiety drogą internetową. Zaletą jest to, przebiega ono w pełni online. Ankietowany podejmuje się wypełnienia ankiety w dogodnym dla siebie czasie i miejscu, a więc wzrasta także jego komfort i skupienie podczas wykonywania zadania.

Do przeprowadzania elektronicznego badania opinii klientów służy program CAWI – aplikacja dedykowana realizacji tego typu pomiarów. Jej wykorzystanie pozwala do minimum skrócić czas potrzebny na pozyskanie danych, a także zminimalizować koszty badania. W sposób całkowicie zautomatyzowany przebiega również proces raportowania wyników. Przyjmują one postać graficzną, dlatego w łatwy sposób można przygotować na ich bazie prezentację multimedialną – która posłuży omówieniu wyników ankietyzacji na spotkaniu z zarządem firmy. Z programu do CAWI korzystają zarówno uczestniczący w badaniu klienci, jak i osoby zarządzające projektem – aplikacja posiada moduł definiowania poziomu uprawnień po zalogowaniu do systemu.

Technika CAWI, jak i inne metody ankietyzacji online zmniejszą koszty i czas, który należy poświęcić na przygotowanie badania, czas jego realizacji i zebrania danych do analizy. Ponadto:

  • pojawia się możliwość dodania elementów multimedialnych
  • ankieta może być modyfikowana w trakcie jej trwania
  • umożliwia dotarcie do grupy odbiorców, którzy są poza zasięgiem w tradycyjny sposób
  • ankietowanie online wzmacnia w ankietowanym poczucie anonimowości
  • ankiety online mogą być dostępna dla szerszego grona odbiorców.

Ankietowanie online eliminuje efekt ankietera

Za jedną z największych zalet CAWI można uznać wyeliminowanie tzw. efektu ankietera. Efekt ten polega na – nawet nieświadomym – wpływie osoby przeprowadzającej badanie na odpowiedzi ankietowanego. Ankieter może wpływać na respondenta zarówno swoim strojem, tonem głosu, jak i sposobem zachowania. Dodatkowo ankietowany może chcieć wypaść pozytywnie w oczach ankietera i udzielać fałszywych informacji.

Podsumowanie

Ankietyzacja online pozwala na uniknięcie błędów, które pojawić się mogą na drodze badania przeprowadzanego twarzą w twarz. Jest to metoda, która pozwala ankietowanemu na zachowanie anonimowości i wzbudzeniu pewności, iż jego działania czy zachowania nie zostaną ocenione. Dzięki czemu uzyskane wyniki w badaniach można uznać za w pełni rzetelne.